Stell Dir vor, Du bist Voll­blut-Assis­tenz (m/w/d) und fragst Dich, wie Du es schaffst, in den Office-Manage­ment-Bereich einer Kanzlei zu wachsen. Diese Stelle ist Dein Jackpot. Wir denken in der Beset­zung nicht den klas­si­schen Weg, sondern suchen jemanden, der nah genug an der Basis ist und gleich­zeitig das Verständnis für die Schnitt­stelle auf dieser Postion mitbringt. Erst einmal vertre­tungs­weise für vier Monate. Du kümmerst Dich um all die Bereiche, die in der Abwe­sen­heits­zeit der jetzigen Office-Mana­gerin erle­digt werden müssen.

Z.B. könnten das Tätig­keiten aus folgenden Berei­chen sein:

- HR (Arbeits­ver­träge, Neuein­stel­lungen, Zeug­nisse, Lohn­buch­hal­tung)

- Vorbe­rei­tende Finanz­buch­hal­tung (Kanz­lei­konten und Part­ner­konten), offene Posten

· Ausgangs­rech­nungen, Hono­rar­rech­nungen

· Internes Finanz­re­por­ting

· IT Dienst­leis­ter­steue­rung

· Faci­lity Manage­ment

Diese Vertre­tungs­zeit soll auch dazu dienen, für Dich fest­stellen zu dürfen, was Dir im Bereich des Office-Manage­ments liegt. Denn nach Rück­kehr der Office-Mana­gerin aus ihrem Sabba­tical teilt Ihr Euch den Bereich. Mein Kunde ist im Wachstum und es gibt weiterhin noch viel zu tun, so dass Eurem dann gemein­samen Wirkungs­be­reich noch folgende Themen hinzu­ge­fügt werden:

  • Busi­ness Deve­lop­ment (Pitches, Pres­se­mit­tei­lungen, etc.)
  • Marke­ting (Events, Social Media, Print)
  • IT Projekte (neue Soft­ware, Podcasts, etc.)

Der Anteil Assis­tenz­tä­tig­keit bleibt Dir erhalten:

  • Voraus­schau­ende Unter­stüt­zung der Partner und Anwälte in allen orga­ni­sa­to­ri­schen und admi­nis­tra­tiven Vorgängen
  • Unter­stüt­zung bei der Bear­bei­tung von Verträgen und anderen juris­ti­schen Doku­menten in deut­scher und engli­scher Sprache
  • Erstel­lung von Präsen­ta­tions- und Infor­ma­ti­ons­un­ter­lagen
  • Korre­spon­denz in deut­scher und engli­scher Sprache
  • Planung und Vorbe­rei­tung von Terminen und Reise­ak­ti­vi­täten sowie Erstellen von Reise­kos­ten­ab­rech­nungen
  • Zuver­läs­sige Einhal­tung von Fristen
  • Zeit­er­fas­sung und Rech­nungs­stel­lung
  • Akten­füh­rung und Doku­men­ten­ma­nage­ment
  • Über­nahme von admi­nis­tra­tiven Projekten und Office Manage­ment Tätig­keiten

Kennst Du, oder?

Wenn Dir jetzt sowas durch den Kopf schießt „Schaffe ich das?“ oder „Wie soll das gehen, das sind ja zwei Jobs in einem?“ oder „Zu wann denn?“, kann ich Dir nur die letzte Frage pauschal beant­worten. Toll wäre zum Sommer, machbar Herbst. Je früher Du kannst, umso länger hast Du Zeit für die Einar­bei­tung.

Ruf’ gern an, wenn Du Antworten auf die ersten beiden Fragen möch­test oder oder. Ich freue mich auf Dich. Viel­leicht bist Du ja bald meine Ansprech­part­nerin bei diesem Kunden. Alles ist möglich!