Ich habe ja bereits vor einigen Wochen den ersten Artikel zum Thema „Home-Office“ geschrieben. Für den zweiten Blog-Beitrag dazu habe ich mir zwei Gast-Autoren an die Seite geholt. Ronja Tietje und Georg Rupprecht haben unter dem Buch-Titel „Perso­nal­ma­nage­ment für Anwalts­kanz­leien“, erschienen beim Deut­schen Anwalts­verlag ein praxis­nahes Hand­buch geschrieben, welches u.a. auch auf dieses Thema einen lösungs­ori­en­tierten Blick betref­fend Orga­ni­sa­tions- und Arbeits­rechts­fragen wirft.  

Kurze Vorstel­lung Ronja Tietje

Ronja Tietje ist seit 4 Jahren in der Kanz­lei­welt bera­tend tätig. Ihr Tages­ge­schäft ist die viel­schich­tige Bera­tung von Kanz­leien in den Berei­chen Prozess­ab­lauf­op­ti­mie­rung, Wirt­schaft­lich­keits­ana­lyse aber auch bei der Bewäl­ti­gung von Kommu­ni­ka­ti­ons­pro­blemen inner­halb des Unter­neh­mens. Sie beschäf­tigt sich daneben viel mit Fragen, die im Bereich Perso­nal­ma­nage­ment auftau­chen, u. a. dabei natür­lich auch mit dem spür­baren Fach­kräf­te­mangel und wie dem begegnet werden kann. Viel­leicht kennen Sie Frau Tietje auch als Dozentin oder als Gesicht und Sprach­rohr des Reno-Bundes­ver­bandes oder ihres örtli­chen Bremer Reno-Vereins. 

Frau Tietje, können Sie einschätzen, wieviel Prozent Ihrer Kunden ihren Mitar­bei­te­rinnen und Mitar­bei­tern die Möglich­keit im Home-Office zu arbeiten, anbieten?

Das ist schwer zu sagen, viel­leicht mitt­ler­weile 50 %. Die Tendenz ist auf jeden Fall stei­gend und ein Home­of­fice-Arbeits­platz auch in unserer Branche absolut keine Selten­heit mehr. 

Was unter­scheidet diese Kanz­leien von denen, die diese Möglich­keit (noch?) nicht anbieten?

Diese Kanz­leien bieten ihren Mitar­bei­tern ein hohes Maß an Flexi­bi­lität, und das wird von den Mitar­bei­tern sehr geschätzt. Auch spie­gelt der Arbeit­geber sein Vertrauen in die Mitar­beiter wieder. Denn letzt­end­lich kann er nicht wirk­lich über­prüfen, ob die Mitar­bei­terin auch wirk­lich arbeitet. 

Frau Tietje, welche Grund­vor­aus­set­zungen in orga­ni­sa­to­ri­scher Hinsicht braucht es Ihrer Erfah­rung nach, um über­haupt die Möglich­keit für einen Home-Office-Arbeits­platz zu schaffen?

Es sollte eine klare Verfah­rens­an­wei­sung ange­fer­tigt werden. Inhalt sollte zum einen sicher die räum­liche Situa­tion im Home-Office sein. Also, wo konkret steht der PC, ist er ausrei­chend vor Einsicht­nahme (durch Kinder, Ehemann/-frau etc.) geschützt usw. Daneben sollte auch klar gere­gelt sein, welche konkreten Aufgaben im Home-Office erle­digt werden und welche Arbeits­zeit verein­bart wurde.

In welchen Rechts­ge­bieten sehen Sie Wirkungs­mög­lich­keiten aus dem tempo­rären Home-Office heraus? 

Hier stellt sich zunächst die Frage, wie der Home-Office-Arbeit­platz der Mitar­bei­terin gestaltet ist. Kann die Mitar­bei­terin z. B. direkt auf den Server der Kanzlei und damit auch auf Akten­in­halte, Doku­mente etc. zugreifen. Damit wäre die Mitar­bei­terin so gesehen in der Lage alle Aufgaben zu erle­digen, die auch direkt vor Ort in der Kanzlei anfallen würden. Voraus­set­zung dafür ist aller­dings, dass die Kanzlei bereits die voll­stän­dige elek­tro­ni­sche Akte einge­führt hat. 

Daneben kann eine Mitar­bei­terin im Home-Office natür­lich aber auch Diktate von elek­tro­nisch über­sandten Sprach­da­teien schreiben, oder eigene Schrift­stücke erstellen. Je nachdem wie die Bedürf­nisse der Kanzlei gela­gert sind. 

Und dann noch die Antwort nach den Rechts­ge­bieten, für die sich ein Home-Office-Platz anbietet. Grund­sätz­lich bietet sich eigent­lich jedes Rechts­ge­biet an, in dem ein Team aus Rechts­an­walt und Mitar­bei­terin gemeinsam an der Mandats­be­ar­bei­tung betei­ligt ist. Ich denke hier z. B. an den Bereich Arbeits­recht. Der Rechts­an­walt diktiert die Schrift­sätze als elek­tro­ni­sche Datei, die die Mitar­bei­terin schreibt die Diktate und leitet sie dem Rechts­an­walt zur Korrektur wieder zu. Frei­ge­ge­bene Schrift­sätze könnten – je nach frei­ge­ge­bener Ressource in der Kanzlei – auch bereits in das beA einge­stellt werden, so dass der Rechts­an­walt dann „nur noch“ signieren muss. Die Mitar­bei­terin könnte im Home-Office aber auch nach Abschluss des Verfah­rens die Kosten­rech­nung entwerfen, ggf. vor Ort ausdru­cken oder spei­chern und drucken, sobald sie wieder in der Kanzlei ist. Dieses Beispiel lässt sich auf eine Viel­zahl von Rechts­ge­bieten anwenden. Und selbst in einer Kanzlei, die ihren Schwer­punkt im Bera­tungs­mandat hat kann eine Mitar­bei­terin im Home-Office tätig werden. Bera­tungs­ver­träge müssen z. B. vorbe­reitet werden, Schrift­stücke, Gutachten o. ä. müssen geschrieben und auch in diesen Mandanten werden Abrech­nungen vorge­nommen. Alles Aufgaben, die eine Mitar­bei­terin im Home-Office erle­digen kann. 

Kurze Vorstel­lung Georg Rupprecht

Georg Rupprecht, LL.M. ist seit 2007 Rechts­an­walt in Bremen und seit 2014 Fach­an­walt für Arbeits­recht. Als Partner der Kanzlei stubbmann+rupprecht vertritt er seine Mandanten nicht nur in arbeits­ge­richt­li­chen Verfahren, sondern unter­stützt insbe­son­dere auch außer­ge­richt­lich mittel­stän­di­sche Unter­nehmen bei der arbeits­recht­li­chen Streit­be­wäl­ti­gung in aktiver Zusam­men­ar­beit mit den betrof­fenen Mitar­bei­tern. Außerdem verfasst er regel­mäßig arbeits­recht­liche Artikel für die ZAP.

Herr Rupprecht, zunächst etwas Grund­sätz­li­ches: Hat ein Arbeit­nehmer oder auch Arbeit­geber einen Anspruch darauf, einen Teil oder seine ganze Tätig­keit im Home-Office zu leisten?

Das hängt erst einmal vom Inhalt des Arbeits­ver­trags ab. Wurde darin Arbeit im Home-Office verein­bart, haben beide Parteien das Recht und die Pflicht, Arbeit im Home-Office zu ermög­li­chen bzw. zu erle­digen. Die Frage zielt aber wohl eher darauf ab, ob ein Anspruch auch besteht, wenn die Arbeit im Home-Office ursprüng­lich nicht verein­bart wurde. Hier gilt, dass einseitig ein solcher Anspruch nicht geltend gemacht werden kann. Das bedeutet aber nicht, dass die beiden Parteien den Wunsch nicht offen äußern sollten. Die Arbeit im Home-Office setzt nicht nur eine gefes­tigte Vertrau­ens­be­zie­hung, sondern auch die Fähig­keit beider Parteien voraus, gemeinsam einen sehr privaten Arbeits­platz schaffen zu können. Wer aber bereits Angst hat, über­haupt nur den Wunsch zu äußern, wird mit Sicher­heit bereits diese beiden Voraus­set­zungen nicht erfüllt sehen.   

Wie wir bereits gehört haben, ist die Frage zur Arbeits­zeit im Home-Office für beide Seiten sicher­lich eine der span­nendsten. Was gibt es dabei beson­ders zu beachten?

Eigent­lich gilt bei der Arbeits­zeit im Home-Office nichts anderes als im Kanz­lei­be­trieb. Die Arbeit­ge­berin und die Mitar­bei­terin müssen eine monat­liche, wöchent­liche oder tägliche Arbeits­zeit verein­baren, und es muss gewähr­leistet werden, dass das Arbeits­zeit­ge­setz einge­halten wird. Auch im Home-Office gilt also, dass maximal 10 Stunden am Tag und im Durch­schnitt inner­halb von sechs Kalen­der­mo­naten nicht mehr als 8 Stunden pro Tag gear­beitet werden darf. Bei einer Arbeits­zeit von mehr als 6 Stunden am Tag ist eine Pause von 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden am Tag eine Pause von 45 Minuten einzu­halten. Auch muss die Ruhe­zeit zwischen Feier­abend und nächstem Arbeitstag im Schnitt mindes­tens 11 Stunden betragen. Bei der prak­ti­schen Durch­füh­rung der Heim­ar­beit ist die Arbeits­zeit­frage viel inter­es­santer. Denn die Kontrolle der Einhal­tung erfolgt nicht mehr im Kanz­lei­ver­bund, sondern eigen­ver­ant­wort­lich durch die Mitar­bei­terin. Hier spielt also Vertrauen auf beiden Seiten eine große Rolle. Die Arbeit­ge­berin muss darauf vertrauen können, dass die Mitar­bei­terin so viel arbeitet, wie sie muss, aber auch Pausen und Arbeits­zeit­grenzen einhält. Die Mitar­bei­terin muss darauf vertrauen können, dass die Arbeit­ge­berin ihre Angaben zur Arbeits­zeit glaubt. Aller­dings hilft hier die moderne Technik. Die Doku­men­ta­ti­ons­pflicht der Arbeits­zeit, die natür­lich auch im Home-Office besteht, kann am Arbeits-PC in einer Excel­ta­belle, über die Kanz­lei­soft­ware oder auch in einer Word-Datei problemlos von der Mitar­bei­terin erfolgen und auf digi­talem Weg auch täglich abge­gli­chen werden. Konflikt­po­ten­zial kann so früh­zeitig durch ein klärendes Gespräch begegnet werden.

Herr Rupprecht, was muss ich bei der Erreich­bar­keit der Mitar­beiter im Home-Office beachten?

Die Frage ist zu unter­scheiden nach tech­ni­scher und tatsäch­li­cher Erreich­bar­keit. Soll die Mitar­bei­terin tele­fo­nisch erreichbar sein, so muss geklärt werden, ob eine Kontakt­auf­nahme über einen privaten Anschluss oder Mobil­te­lefon gewünscht wird. Sinn­voller ist dabei, der Mitar­bei­terin ein Kanz­lei­mo­bil­te­lefon zu stellen, das allein für den geschäft­li­chen Bereich zu nutzen ist.

Eine Inter­net­ver­bin­dung wird regel­mäßig vorliegen. Aller­dings sollte der E‑Mail-Verkehr nicht auf eine private E‑Mail-Adresse der Mitar­bei­terin erfolgen, sondern über eine von der Kanzlei einge­rich­tete Adresse geführt werden.

Wann die Mitar­bei­terin erreichbar sein muss, ist eine andere Frage. Hier gilt ganz klar, dass eine Mitar­bei­terin, nur weil sie im Home-Office arbeitet, nicht auch in ihrer Frei­zeit auf Anfragen ihrer Arbeit­ge­berin zu reagieren hat. Da wegen der oft flexi­blen Ausge­stal­tung der Arbeit im Home-Office auf eine konkrete Benen­nung der Arbeits­stunden verzichtet wird, kann hier nur ange­raten werden, die Zeiten oder Unzeiten für Gespräche schrift­lich zu fixieren. Dabei muss die Arbeit­ge­berin aber wieder beachten, dass die Mitar­bei­terin im Durch­schnitt auch nur 8 Stunden am Tag zur Verfü­gung stehen muss. 

Wer haftet denn, wenn es im Home-Office einmal zu einem Unfall kommt?

Die gute Nach­richt ist, dass auch im Home-Office der Schutz der gesetz­li­chen Unfall­ver­si­che­rung greift. Aller­dings gibt es Einschrän­kungen, die im Kanz­lei­be­trieb nicht gelten. Z.B. ist der Toilet­ten­gang zu Hause ein privater Gang, und auch der Kaffee zwischen­durch in der eigenen Küche gehört nicht zur betrieb­li­chen Tätig­keit. Bei Tätig­keiten, die aller­dings klar der Arbeit zuge­schrieben werden können, wie der Gang zum Drucker, das Bewegen von Akten oder Einordnen von Büro­ma­te­rial in den Schrank, besteht bei einem Unfall Versi­che­rungs­schutz.

Herr Rupprecht, häufig höre ich von Kunden: „Das geht aus daten­schutz­recht­li­chen Gründen ja über­haupt nicht, dass wir Home-Office anbieten.“ Was ist aus Ihrer Sicht hier zu beachten?

Bedenken, eine Anwalts­kanzlei könne aus daten­schutz­recht­li­chen Gründen über­haupt keine Arbeit im Home-Office anbieten, sind unbe­gründet. Rege­lungen zum Daten­schutz und zur Verschwie­gen­heit können wie im Kanz­lei­be­trieb auch im Home-Office getroffen werden, um effi­zi­enten Schutz zu gewähren. Dabei kommt es zunächst darauf an, welche Arbeiten im Home-Office über­haupt erle­digt werden sollen. Soll im Home-Office allein die kanz­lei­in­terne Buch­hal­tung bear­beitet werden, sind die Anfor­de­rungen natür­lich einfa­cher zu erfüllen, als bei dem Abfassen von Mandats­schreiben nach Diktat oder gar umfas­sender Mandan­ten­be­treuung mit Tele­fo­naten, E‑Mail-Verkehr und Termin­pla­nung. Aber Dank den modernen digi­talen Errun­gen­schaften ist selbst eine weit­rei­chende Akten­be­treuung aus dem Home-Office daten­schutz­recht­lich möglich. Neben der schrift­li­chen Fixie­rung der daten­schutz­recht­li­chen Vorgaben und der Verschwie­gen­heits­er­klä­rung müssen dafür aller­dings drei Voraus­set­zungen unbe­dingt erfüllt sein: 

  1. Der Arbeits-PC im Home-Office wird von der Kanzlei gestellt und dient allein der Arbeit. Dann hat der Arbeit­geber auch die Möglich­keit, den Rechner mit sämt­lich darauf gespei­cherten Daten heraus­zu­ver­langen.
  2. Der Arbeits­platz ist vor dem Zugriff Dritter geschützt – wobei es ausrei­chend sein kann, wenn Schreib­tisch oder Arbeits­schränke abschließbar sind, solange die Arbeits­ma­te­ria­lien gewis­sen­haft wegge­schlossen werden – und die digi­talen Arbeits­mittel wie PC, Note­book oder Mobil­te­lefon sind pass­wort­ge­schützt.
  3. Der Arbeit­geber hat die Möglich­keit, den Arbeits­platz im Home-Office zu begehen, um sich über die Einhal­tung der daten­schutz­recht­li­chen Vorgaben ein Bild zu machen. Hier sollten konkrete Zeiten verein­bart werden, zu denen der Arbeit­geber eine unan­ge­mel­dete Stipp­vi­site vornehmen darf. 

Letzt­lich gilt im Home-Office wie im Kanz­lei­be­trieb nach § 2 VI BORA, dass der Anwalt nur vertrau­ens­volle Personen im Bereich der Mandats­be­treuung einsetzen darf. Verein­bart der Anwalt mit einer vertrau­ens­vollen Person die Arbeit im Home-Office und kontrol­liert er in vernünf­tigem Maß die Einhal­tung der verein­barten Vorgaben, ist das Risiko über­schaubar. 

Herz­li­chen Dank an Sie beide für diesen tiefer­ge­henden und sehr inter­es­santen Einblick!